Tư Duy Và Công Cụ
Quản Trị Hiệu Quả
Ứng dụng Agile, Jira & Confluence vào vận hành hiện đại
Biên soạn & trình bày: Võ Hoàng Thái Đạt
Nội dung
1
Tư Duy Quản Trị Hiện Đại
Giới thiệu tư duy Agile – từ phản ứng linh hoạt đến minh bạch tiến độ, đo lường hiệu suất
2
Agile Trong Vận Hành
Tìm hiểu về vai trò, quy trình, các phương thức áp dụng Agile trong vận hành
3
Công Cụ Quản trị Hiệu Quả
Hệ sinh thái công cụ hỗ trợ Agile: Jira Cloud - Confluence - Portal nội bộ
4
Demo
Demo tình huống thực tế
Thực Trạng & Thách Thức
Công cụ có – nhưng hệ thống chưa có
Tập đoàn đang sử dụng nhiều công cụ như Outlook, MS Teams, Calendar, SHP. Thực tế công việc vẫn chủ yếu được giao tiếp và xử lý thủ công.
Thông tin rải rác – quản lý bị động
Khó khăn trong việc xác định ai đang làm gì, công việc hoàn thành đến đâu, dẫn đến sự thiếu rõ ràng.
Thiếu đo lường – khó cải tiến
Không có dữ liệu rõ ràng về hiệu suất, tiến độ, luồng xử lý, gây khó khăn trong việc đánh giá và tối ưu và giải quyết những điểm tắc nghẽn.
Agile Là Gì?
Vòng Đời Tăng Trưởng
Các dự án được chia thành các chu kỳ nhỏ, liên tục lặp lại, cho phép cải tiến liên tục và phát triển sản phẩm theo từng phiên bản.
Thích ứng
Linh hoạt với sự thay đổi, ưu tiên phản ứng nhanh chóng với phản hồi và yêu cầu đổi mới thay vì tuân thủ kế hoạch ban đầu.
Hợp tác
Khuyến khích làm việc nhóm chặt chẽ, giao tiếp cởi mở giữa các thành viên và với khách hàng để đảm bảo hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu.
Agile không chỉ là một phương pháp, mà còn là một tư duy khuyến khích làm việc nhóm, phản hồi nhanh chóng và khả năng thích ứng cao.
Tư Duy Agile
Hợp Tác Toàn Diện
Khuyến khích làm việc nhóm, giao tiếp cởi mở và chia sẻ kiến thức liên tục giữa các thành viên.
Tư Duy Phát Triển - Đổi mới sáng tạo
Luôn tìm kiếm cơ hội học hỏi, thử nghiệm và cải thiện, chấp nhận sai lầm như một phần của quá trình.
Quyền Tự Chủ
Trao quyền cho các đội nhóm tự quản lý công việc và đưa ra quyết định, thúc đẩy trách nhiệm cá nhân.
Phản Hồi Thường Xuyên
Tạo ra môi trường nơi mọi người thoải mái đưa ra và nhận phản hồi, để cùng nhau tiến bộ.
Tư duy Agile không chỉ là một tập hợp các quy trình, mà là một sự thay đổi trong tư duy và văn hóa làm việc, đặt con người và sự tương tác lên hàng đầu.
Giới Thiệu Về Scrum
Scrum là một khung làm việc Agile để quản lý các dự án phức tạp. Nó thúc đẩy các chu kỳ lặp ngắn (Sprints) và nhấn mạnh sự minh bạch, kiểm tra và thích nghi.
  • Vai trò: Product Owner (Đại diện khách hàng), Scrum Master (Người hỗ trợ), Nhóm Phát triển (Thực hiện công việc).
  • Sprint: Các chu kỳ làm việc cố định (thường 1-4 tuần) với mục tiêu cụ thể.
  • Product Backlog: Danh sách ưu tiên các công việc cần thực hiện.
  • Sprint Backlog: Các công việc được chọn để thực hiện trong một Sprint.
  • Increment: Phần sản phẩm hoàn thiện có thể nhìn thấy.
Quy trình Scrum thể hiện luồng công việc theo Sprint
Các phương thức chính của Scrum (Scrum Events): Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning), Daily Scrum, Đánh giá Sprint (Sprint Review), và Cải tiến Sprint (Sprint Retrospective)
Giới Thiệu Về Kanban
Bảng thể hiện nguyên lý cốt lõi của Kanban
Kanban tập trung vào trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang thực hiện (WIP - Work In Progress) và tối ưu hóa luồng công việc liên tục.
  • Bảng Kanban: Trực quan hóa các giai đoạn công việc từ đầu đến cuối.
  • Giới hạn WIP: Hạn chế số lượng công việc đang thực hiện để tránh quá tải và cải thiện hiệu quả.
  • Luồng liên tục: Công việc di chuyển mượt mà qua các giai đoạn mà không bị tắc nghẽn.
  • Thời gian chu kỳ: Thời gian cần để một mục công việc hoàn thành từ đầu đến cuối, một chỉ số quan trọng.
Kanban lý tưởng cho các quy trình cần sự linh hoạt cao và liên tục cải tiến.
Scrum vs. Kanban
Cả hai đều là phương pháp Agile mạnh mẽ, nhưng sự lựa chọn phụ thuộc vào tính chất và mục tiêu của công việc.
Khi Nào Sử Dụng Scrum hay Kanban
1
Sử dụng Scrum khi:
  • Phát triển sản phẩm mới với các đầu mục rõ ràng.
  • Lập kế hoạch sự kiện lớn hoặc chiến dịch marketing.
  • Các dự án có mục tiêu và thời hạn xác định, cần cấu trúc chặt chẽ.
2
Sử dụng Kanban khi:
  • Quản lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng, xử lý ticket.
  • Các tác vụ hành chính hoặc quy trình làm việc liên tục.
  • Các công việc có độ ưu tiên thay đổi thường xuyên, cần linh hoạt cao.
Việc lựa chọn đúng phương pháp sẽ tối ưu hóa hiệu quả và năng suất của đội nhóm.
Lợi Ích Của Agile Trong Các Bộ Phận
Tầm nhìn rõ ràng hơn
Minh bạch hóa công việc giúp mọi người hiểu rõ tiến độ và trách nhiệm.
Phản hồi nhanh hơn
Các chu kỳ lặp ngắn cho phép thu thập phản hồi sớm và điều chỉnh kịp thời.
Trách nhiệm rõ ràng
Mỗi thành viên trong nhóm có trách nhiệm rõ ràng, thúc đẩy sự chủ động.
Cải thiện liên tục
Thường xuyên xem xét quy trình để tìm kiếm cơ hội cải thiện hiệu suất.
Mặc dù Agile xuất phát từ lĩnh vực phát triển phần mềm, nhưng bản chất cốt lõi của Agile là tư duy quản trị linh hoạt, phù hợp với bất kỳ môi trường công việc nào có tính phức tạp, thay đổi liên tục, và cần cải tiến không ngừng.
Agile & Service Level Agreement (SLA)
Tư Duy Agile
Agile thúc đẩy sự linh hoạt, phản hồi nhanh chóng và phân phối sản phẩm theo từng bước nhỏ. Mục tiêu là thích ứng nhanh với thay đổi và mang lại giá trị liên tục cho khách hàng.
Thỏa Thuận Mức Độ Dịch Vụ (SLA)
SLA (Service Level Agreement) là cam kết về chất lượng dịch vụ, tập trung vào việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng, thời gian phản hồi, và trách nhiệm giải trình, nhằm tăng sự tin cậy.
Minh Bạch Hóa
Agile giúp theo dõi công việc rõ ràng (trên bảng, trạng thái, người chịu trách nhiệm), từ đó dễ dàng đo lường sự tuân thủ SLA.
Đáp Ứng Nhanh
Quy tắc SLA trong hệ thống để theo dõi "thời gian phản hồi đầu tiên" và "thời gian giải quyết".
Cải Tiến Liên Tục
Các phương thức Agile (Daily Scrum, Retrospective) giúp chủ động khắc phục rủi ro SLA (chậm trễ, nghẽn công việc).
Nâng Cao Trách Nhiệm
Trực quan hóa thông qua các bảng điều khiển hoặc báo cáo SLA giúp cải thiện trách nhiệm giải trình của đội nhóm.
Giải Pháp Đề Xuất: Jira & Confluence
Hãy hình dung một "hệ thần kinh quản trị số" cho Tập đoàn. Nơi mọi thông tin, mọi công việc đều được kết nối, luân chuyển mạch lạc.

Jira: Trung Tâm Vận Hành
Là nơi giao việc, theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và chất lượng công việc một cách chính xác.

Confluence: Trung Tâm Tri Thức
Là nơi lưu trữ tài liệu hướng dẫn, và tài liệu nội bộ, đảm bảo mọi tri thức đều được ghi nhớ và truy cập dễ dàng.
  • Jira và Confluence cùng nhau tạo nên một hệ điều hành doanh nghiệp sống động, nơi mọi bộ phận được kết nối liền mạch.
  • Jira Portal là cổng tiếp nhận yêu cầu – nơi nhân viên, phòng ban có thể gửi ticket, phản hồi hoặc đề xuất một cách minh bạch, đảm bảo không có công việc nào bị thất lạc hay bỏ quên.
Jira: Quản Trị Công Việc
Giao việc có hệ thống: Ai làm gì, ưu tiên ra sao, deadline bao giờ, quản lý chặt chẽ theo mô hình Agile (Epic, Task, Sub-task)
Theo dõi tiến độ rõ ràng: Mỗi việc đi qua các trạng thái minh bạch, giúp theo dõi tiến độ thật
Đo lường hiệu suất thực tế: Theo dõi thời gian làm việc thực tế qua báo cáo biểu đồ thời gian.
Phối hợp dễ dàng – không cần hỏi nhau: Gắn file, bình luận, tag tên, nhắc việc trên từng Task.
Tùy biến linh hoạt: Mỗi phòng ban có thể tự chọn workflow trạng thái riêng biệt.
Confluence – Cơ Sở Tri Thức
Lưu trữ tài liệu tập trung: Quy trình làm việc, hướng dẫn nội bộ, biểu mẫu, tài liệu đào tạo…
Tạo nhanh – chia sẻ dễ: Giao diện đơn giản, dễ dùng cho mọi phòng ban
Kết nối trực tiếp với Jira: Mỗi task có thể gắn link tài liệu – không cần gửi qua lại email
Cộng tác thời gian thực: Nhiều người cùng chỉnh sửa, comment, theo dõi thay đổi
Không lo mất thông tin khi nhân sự nghỉ việc: Nếu tài liệu đó chưa nghiệm thu
Lộ Trình Triển Khai Chiến Lược
Giai Đoạn 1: Thí Điểm Ban Đại Học
Bắt đầu từ một đơn vị nhỏ để tích lũy kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình.
Giai Đoạn 2: Chuẩn Hóa & Rút Kinh Nghiệm
Hoàn thiện cấu trúc công việc, dashboard, và các quy trình vận hành dựa trên kết quả thí điểm.
Giai Đoạn 3: Mở Rộng Toàn Tập Đoàn
Triển khai rộng khắp các phòng ban, mang lại hiệu quả quản trị đồng bộ.
Giai Đoạn 4: Gắn Với KPIs & Tự Động Hóa
Tích hợp với cách tính KPIs, tự động hóa báo cáo, nâng cao năng lực quản trị dữ liệu.
Thanks For Your Watching
Let’s make innovation a daily habit — one task, one team, one success at a time.
Document Fit-Gap Analyst: TÀI LIỆU PHÂN TÍCH SWOT JIRA.pdf
Made with